Sécuriser, certifier et protéger les documents des collectivités : un enjeu devenu stratégique
À l’ère du numérique, les collectivités territoriales font face à des enjeux croissants en matière de sécurité, de conformité réglementaire et de protection juridique. La dématérialisation des documents, l’ouverture des données au public et l’augmentation des échanges numériques imposent de nouvelles exigences : protéger les infrastructures, sécuriser les documents sensibles, mais aussi être en mesure de prouver la bonne foi et la conformité des actions de la mairie.
Par ailleurs, certaines collectivités sont de plus en plus confrontées à des contestations de la part de concitoyens, remettant en question la parole publique, les décisions municipales ou les dates de publication de documents officiels. Dans ce contexte, disposer d’outils fiables, sécurisés et juridiquement solides n’est plus une option : c’est une nécessité.
Comm’un Cloud : une réponse concrète aux enjeux des collectivités
Notre solution Comm’un Cloud a été conçue pour répondre à ces problématiques de fond. Elle permet aux collectivités de stocker, organiser et mettre à disposition l’ensemble des documents qu’elles doivent — et souhaitent — diffuser auprès des administrés.
Grâce à Comm’un Cloud, les collectivités peuvent publier et centraliser :
➡️ Actes réglementaires
➡️ Décisions et arrêtés
➡️ Comptes rendus de conseils municipaux
➡️ Revues municipales
➡️ Images et vidéos
➡️ Et plus largement tout document administratif ou de communication
Ces contenus sont accessibles :
En complément, Comm’un Cloud propose un espace privé sécurisé, à usage interne de la mairie. Organisé selon les besoins de chaque collectivité, cet espace permet de centraliser les documents importants et devient un véritable partenaire du télétravail, en offrant un accès sécurisé aux agents municipaux, où qu’ils se trouvent.
Une solution conforme aux obligations réglementaires
Comm’un Cloud répond également aux exigences de l’Ordonnance n° 2021-1310 et du décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021, qui imposent aux communes de plus de 3 500 habitants une réforme majeure concernant la publication des actes, désormais sous forme électronique uniquement.
Au-delà de la conformité, Comm’un Cloud intègre des fonctionnalités avancées de sécurité, notamment un coffre-fort numérique destiné aux équipes municipales. Celui-ci permet de stocker des documents avec un niveau de confidentialité et de protection maximal.
S’appuyant sur les recommandations de l’ANSSI, le coffre-fort numérique de Comm’un Cloud utilise :
Un algorithme de chiffrement AES 256 bits
Une architecture de chiffrement de bout en bout à connaissance nulle
Concrètement, cela signifie que :
- Les opérations de chiffrement et de déchiffrement s’effectuent toujours sur le poste de l’utilisateur
- Le dépositaire d’un document est le seul à pouvoir le décrypter et donc le consulter
- Même l’hébergeur ne peut pas accéder au contenu des documents
Une garantie forte de confidentialité et de souveraineté des données.
Aller plus loin : l’arrivée de l’horodatage qualifié
Nous avons souhaité aller encore plus loin pour renforcer la protection juridique des collectivités. C’est pourquoi nous avons décidé d’intégrer une nouvelle fonctionnalité à Comm’un Cloud : l’horodatage qualifié.
L’horodatage qualifié permet de protéger votre municipalité en apposant un sceau électronique sur tous vos documents sensibles, tels que :
➖ Actes administratifs
➖Convocations
➖Comptes rendus de conseils municipaux
➖Et tout document nécessitant une preuve de date et heure de dépôt
L’horodatage est un sceau électronique attestant la date et l’heure exactes auxquelles le ou les documents ont été déposés sur votre cloud et donc mis en ligne pour les administrés.
Pour garantir un niveau de confiance maximal, nous collaborons avec une structure française reconnue en tant qu’Autorité de certification par l’ANSSI, à la fois :
Garantissant ainsi la valeur juridique et la fiabilité du service.
Les avantages de l’horodatage qualifié
L’horodatage qualifié apporte de nombreux bénéfices concrets :
- Les documents horodatés sont non contestables et juridiquement valables
- La méthode de datation utilisée (RFC3161) garantit un horodatage à la seconde près
- Une utilisation simple et rapide pour les équipes
La certification consiste à insérer dans votre document la date et l’heure de dépôt grâce à l’intégration d’un code unique, non modifiable et non effaçable. Ces éléments peuvent ensuite être consultés et utilisés comme preuve en cas de litige ou de contestation.
Comment ça marche ?
Le fonctionnement est volontairement simple :
1- Vous commandez un pack de jetons d’horodatage
2- Lors du dépôt d’un document au format PDF sur votre cloud, vous cochez l’option « Horodatage qualifié »
3- Un document horodaté = un jeton utilisé
Cette fonctionnalité est conforme aux exigences de l’article L2131-1 du Code général des collectivités territoriales.
Une assurance juridique à moindre coût
L’horodatage qualifié est bien plus qu’une simple option technique : c’est une véritable assurance juridique pour votre collectivité. Il vous permet de vous prémunir efficacement contre les contestations, de renforcer la traçabilité de vos actions et de sécuriser vos obligations légales, le tout à moindre coût.
Avec Comm’un Cloud et l’horodatage qualifié, vous donnez à votre collectivité les moyens de conjuguer transparence, sécurité et sérénité juridique.
Pour en savoir plus, contactez Peggy Gaussen : peggy.gaussen@digitalfit.tech – 06.20.58.83.83
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