Le mail, mode de communication par excellence

L’email représente un moyen facile et rapide pour communiquer. Avec 1,4 milliards d’emails envoyés chaque année en France, il est ancré dans nos usages depuis de nombreuses années.

De plus, en vue de simplifier les relations avec l’administration, le Gouvernement autorise tout citoyen à saisir l’ensemble des collectivités territoriales par voie électronique (SVE – ordonnance 2014-1330 et décret du 07/11/2016). Les collectivités quant à elles ont l’obligation de répondre à toute demande.

Le mail est désormais considéré comme le mode de communication le plus utilisé dans les collectivités en lieu et place du courrier classique. Cette évolution continue de progresser avec la dématérialisation croissante imposée par le Gouvernement. Elle oblige les collectivités à « professionnaliser » leur communication, les boîtes mail des élus et du personnel de mairie ne désemplissant plus.

Une adresse mail professionnelle pour votre collectivité, pourquoi faire ?

Bon nombre de collectivités de moins de 5 000 habitants ont des boîtes de type « grand public » ouvertes depuis longtemps chez leur fournisseur internet (Orange, Wanadoo, Gmail ou Hotmail par exemple) et ne possèdent toujours pas d’adresse e-mail dite « professionnelle » de type @macollectivite.fr. Ces boîtes e-mail « grand public », normalement destinées à un usage privé, ne conviennent pas à une collectivité, quelle que soit sa taille.

Cette pratique, encore très répandue, pose en effet des problèmes en termes d’image, de sécurité (risque de piratage, hameçonnage, cyberattaque…) et de conservation de l’information. Il est très facile de créer ou d’usurper une adresse mail de type nomdecommune@gmail.com et de se faire passer pour une collectivité.

A l’heure où le phishing et le spam font rage, les administrés se méfient des adresses e-mails non officielles et ne partagent pas leurs données personnelles facilement.

L’usage d’un nom de domaine professionnel n’est donc plus une option et ses avantages sont multiples :

✅Renforce la confiance des administrés,

✅Evite de se retrouver dans les spams,

✅Renvoie à votre site internet,

✅Pour conserver les données,

✅Pour sécuriser les données à caractère personnel,

✅Permet de créer des adresses de services ou de rôle,

✅Assure la traçabilité des échanges…

Pour une collectivité, les adresses mail professionnelles de type contact@macollectivite.fr sont un gage de sérieux, de qualité et un élément rassurant pour les administrés.

Adopter de bonnes pratiques

• Le nom de domaine est l’adresse officielle de votre site internet.

• Communiquer sur une adresse mail du type @nomdelacommune.fr permet de promouvoir votre site internet à toute occasion.

• Avoir une adresse mail du type @nomdelacommune.fr facilite les démarches en cas de changement d’hébergeur car le service ne sera pas interrompu.

• Disposer de plusieurs adresses permet de créer des adresses génériques pour les commissions de travail, pour identifier les services municipaux par thématiques ou des rôles : communication@nomdelacommune.fr; urbanisme@nomdelacommune.fr, etc… Ainsi, quand les élus ou le personnel changent, la boîte email et son contenu restent !

L’Association des Maires de France de l’Hérault a été séduite, pourquoi pas vous ? Pour en savoir plus visitez notre site internet dédié :

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